(08) 3872 5234 - 0915 897 975
17
Th3

Kỹ năng viết email bằng tiếng Anh (Phần 1)

    Đặc điểm của e-mail

    1. Cách trình bày đơn giản

    Ưu điểm lớn nhất của e-mail là truyền thông điệp đến đối tượng ở mọi nơi trên thế giới chỉ trong chốc lát. Vì vậy, nó thuận tiện cho việc trả lời ngay của người nhận và mang tính hiệu quả cao. Mục đích chung là tốc độ truyền thông tin nhanh chóng và tính chất thông tin đa dạng.

    2. Cách lưu trữ dữ liệu

    Việc nhận thông điệp bằng e-mail giúp cho việc lưu trữ dữ liệu trong phần cứng và phần mềm máy vi tính được gọn nhẹ và an toàn.

    3. Chi phí

    Trong thời đại máy vi tính, người ta sử dụng internet để truyền tải thông tin ngày càng nhiều, nên chi phí e-mail phần nào tùy thuộc vào việc làm việc trực tuyến ít hay nhiều.

    4. Truyền cùng một thông điệp đến nhiều người

    Trường hợp gửi cùng một thông điệp đến nhiều người, bắt buộc người gửi phải ghi họ tên từng người, sao chép và gửi đi. Nhưng đối với e-mail, đơn giản chỉ dùng CC.

    5. Hình thức văn bản

    Mặc dù e-mail được trình bày theo hình thức lá thư, nhưng văn bản e-mail gần với ngôn ngữ nói hơn ngôn ngữ viết. Chẳng hạn như những câu thăm hỏi về thời tiết cũng được lược bớt, thay đổi lối viết văn chương bằng cách diễn đạt đơn giản tiện cho việc đọc trên màn hình máy vi tính …

     

    Cách viết e-mail

    Có 2 hình thức viết e-mail: trang trọng và thân mật

    Đối với hình thức e-mail trang trọng:

    1. CC, BCC, Return Receipt

    To: địa chỉ của người nhận e-mail.

    CC (Carbon Copy: sao chép hàng loạt): Việc gửi bản sao văn bản đến địa chỉ của người nhận là cách dùng khi muốn chuyển đến nhiều người. Khi nhận e-mail, người nhận sẽ hiểu rằng thông tin được truyền tải đến nhiều người. Tác dụng của nó thuận tiện nhưng không cần thiết khi gửi đến nhiều người không có liên quan.

    BCC (Blind Carbon Copy/Blind Courtesy Copy): Cũng giống như CC, nhưng BCC hàm nghĩa nhấn mạnh “gửi bí mật”, nên tránh lạm dụng cách gửi này.


    Subject: Chủ đề của e-mail đóng vai trò quyết định đến việc đọc hay không đọc của người nhận.

    Attachment: Tài liệu kèm theo.

    Return Receipt: Xác nhận đã nhận thư. Đây là cách chứng minh người nhận đã nhận được e-mail.

    Tham khảo thêm: Kinh nghiệm học tiếng Anh giao tiếp với mục tiêu rõ ràng