(08) 3872 5234 - 0915 897 975
17
Th3

Kỹ năng viết email bằng tiếng Anh (Phần 2)

    2. Subject

    Thông thường ta sẽ nhận được rất nhiều e-mail, nên có thể đọc lướt qua chủ đề để hiểu sơ lược nội dung và quyết định đọc e-mail nào trước.

    Đặc điểm của chủ đề là cần viết cụ thể và ngắn gọn điều quan trọng chứa đựng trong nội dung.

    Khi ta đưa vào e-mail những thông tin không rõ ràng, người nhận sẽ không có ý muốn “Reply”.

    Tình huống khẩn cấp “Urgent” chỉ dùng khi thật sự cần thiết.

    3. Thể hiện sự tôn trọng

     

    Trong e-mail, ngoại trừ trường hợp bắt buộc phải thay đổi cách xưng hô, ta không dùng Dear để gọi tên mà bắt đầu bằng cụm từ xưng hô và tên như Ms. Baker hoặc John, ví dụ: Dear Ms. Baker, hoặc Dear John.

    Trường hợp không rõ giới tính của người nhận thì dùng cách gọi tên đầy đủ như Dear Pat Joners.

     

    Nếu người nhận là người lạ, ta không thể gọi một cách sơ sài. Hơn nữa, ta không thê dùng cách nói Hello, Leilani và Hi, Ken vào lần gặp đầu tiên.

    Nếu không biết tên riêng thì dùng cách gọi chỉ phái nam, phái nữ.

    Dear Sir / Madam

    Đối với cách gọi từng bộ phận, phòng ban, ta có thể dùng như sau:

    Dear Customer Service
    Dear Human Resources Manager
    Dear Marketing Director

    Đối với nữ, dùng Mrs. để gọi người lớn tuổi.

    Nếu người nhận có học vị tiến sĩ thì không cần phân biệt giới tính, ta có thể dùng Dr. (Dr. Franklin).

    4. Phần nội dung

     

    Bắt đầu bằng cách chào hỏi đơn giản: hãy tự giới thiệu mình, rồi sau đó mới giải thích cho người nhận biết rõ nguồn gốc của mình, lý do gửi e-mail.

    Phần nội dung dài hay ngắn tùy theo mục đích diễn đạt của người gửi.


    Trước hết hãy viết việc quan trọng, không nhất thiết phải viết những câu chào hỏi thông thường về sức khỏe, tình hình thời tiết mà nên đi thẳng vào vấn đề quan trọng. Nếu có nhiều sự việc quan trọng thì hãy trình bày một cách ngắn gọn, rõ ràng.

    Khi chuyển sang ý mới, ta cần ngắt dòng để người nhận không cảm thấy khó khăn trong việc đọc nắm ý.
    Khi đề cập đến nội dung cần bàn bạc, thảo luận thì nên dùng mẫu câu yêu cầu lịch sự.

    Tham khảo thêm: Kỹ năng viết email bằng tiếng Anh (Phần 1)